Zur Messung und Steigerung der Produktivität - Bildnachweis: qimono AT PixaBay

Wie messen Sie Ihre Produktivität?

Was unterscheidet Ihrer Meinung nach die produktivsten Menschen, die Sie kennen, von anderen?

Hier sind zwei Hinweise von zwei der produktivsten Personen, die ich kenne:

"Ich denke, das ist der beste Ratschlag: Überlegen Sie ständig, wie Sie die Dinge verbessern und sich selbst in Frage stellen können." - Elon Musk

Und hier ist der zweite von Chris Brailey, dem Autor des Productivity Project:

Was die produktivsten Leute von allen anderen unterscheidet, ist, dass sie jede Woche Kurskorrekturen vornehmen, um ihre Arbeit schrittweise zu verbessern. - (Hervorhebung von mir.)

Die Antwort scheint also einfach zu sein: Nehmen Sie ständig Änderungen an Ihren Arbeitsabläufen vor und sehen Sie, wie sich diese auf Ihre Produktivität auswirken.

Aber hier fehlt etwas Entscheidendes.

Wie messen Sie Ihre Produktivität? Wenn Sie in Ihrer Routine einige Änderungen vornehmen - sagen wir, Sie sind früher aufgewacht - woher wissen Sie objektiv, ob dies Ihre Produktivität erhöht oder verringert hat?

Peter Druker, der Management-Guru, sagt:

Wenn Sie es nicht messen können, können Sie es nicht verbessern.

Schauen wir uns also an, welche Tools wir für die Messung verwenden können.

Die zwei Wege zur Messung der Produktivität

In meinem Bestreben, meine Produktivität zu steigern, habe ich zwei nützliche Methoden gefunden, mit denen ich meine Produktivität auf konkrete Weise messen kann:

  1. Tracking-Meilensteine: Zum Beispiel die Anzahl der Artikel, die in einem Monat geschrieben werden sollen.
  2. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie für das Erreichen der Meilensteine ​​aufgewendet haben: Sie können beispielsweise die Summe der Stunden erfassen, die Sie für das Schreiben dieser Artikel aufgewendet haben.

Aber welche Methode ist die bessere, um die Produktivität zu messen? Diese Frage plagte mich lange, bis ich herausfand:

Es hängt von der Art Ihres Ziels oder Ihrer Aufgabe ab ...

1. Wann muss die Produktivität durch Verfolgung von Meilensteinen gemessen werden?

Wenn Sie wissen möchten, ob die Verfolgung von Meilensteinen ein guter Maßstab ist oder nicht, stellen Sie sich diese einfache Frage:

Ist die Aufgabe, die ich erledigen werde, vorhersehbar?

Wenn Sie viel Erfahrung mit der Aufgabe haben und die Aufgabe nur wenige Unbekannte hat (wie das Schreiben eines Artikels oder das Sammeln von Verkaufsdaten usw.), werden Sie ein besseres Gefühl dafür haben, wie produktiv Sie sind, wenn Sie Meilensteine ​​verfolgen.

Sie wissen zum Beispiel, dass das Schreiben eines Artikels in einer begrenzten Zeit abgeschlossen werden kann. Daher können Sie die Anzahl der Artikel, die Sie fertigstellen, als Maßstab für die Messung der Produktivität verwenden.

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Ihre Produktivität messen können, können Sie mit verschiedenen Hacks experimentieren, um zu sehen, was funktioniert und was nicht.

Hier ist ein Beispiel:

Eine Fallstudie darüber, wie ich Meilensteine ​​verwendet habe, um meine Produktivität zu messen und zu steigern

Zu Beginn meines Blogs schrieb ich 3-4 Artikel pro Monat. Also habe ich beschlossen, Elon Musks Rat anzunehmen und zu versuchen, produktiver zu sein.

Das Folgende sind die einfachen Hacks, die ich praktiziert habe, um meine Produktivität zu steigern. Und dank meines Maßstabs (Anzahl der Artikel, die pro Monat geschrieben wurden) konnte ich messen und beurteilen, ob der Hack funktioniert hat oder nicht:

  1. Anfangs würde ich um 8:30 Uhr von der Arbeit nach Hause kommen. Dann würde ich zu Abend essen, gefolgt von einem 20-minütigen Nickerchen (für Stunden berechnet). Nachdem ich aufgewacht war, begann ich (von 9:15) bis 12:00 Uhr zu schreiben. Auf diese Weise würde ich 3-4 Artikel pro Monat produzieren.
  2. Dann fing ich an, Dinge zu ändern. Anstatt ein Nickerchen zu machen und aufzustehen, um mit dem Schreiben zu beginnen, entschied ich mich, um 21:30 Uhr zu schlafen und um 5:00 Uhr aufzustehen, um zu schreiben. Was für ein bemerkenswerter Schachzug, dachte ich stolz. Aber es hat nicht funktioniert. In dem Monat, in dem ich diesen Ansatz verfolgte, schrieb ich nur 2 Artikel.
  3. Der dritte Ansatz, den ich ausprobierte, führte zu einem enormen Produktivitätssprung. Normalerweise beende ich meine Arbeit (mein Tagesjob) um 19.00 Uhr. Zur Abwechslung habe ich mich entschlossen, um 18:00 Uhr zu gehen. Wieder würde ich nach Hause kommen, zu Abend essen, ein Nickerchen machen und dann anfangen zu schreiben. Aber die einstündige Abwesenheit von der Arbeit machte einen großen Unterschied. In dem Monat, in dem ich diesen Ansatz ausprobiert habe, habe ich 6 Artikel geschrieben.

Aus diesem Grund glaube ich, dass das Fundament einer stetig steigenden Produktivität ein solides System ist, um dies zu messen.

Es gibt jedoch ein subtiles Problem bei der Verwendung von Meilensteinen zur Messung der Produktivität.

Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, eine neue mathematische Formel zu beweisen oder Einsteins Relativitätstheorie zu verstehen.

Woher wissen Sie, dass Sie in solchen Fällen produktiv sind, und wie messen Sie dies objektiv?

Solche Aufgaben werden nicht regelmäßig wiederholt. Sie können also nicht die Meilensteine ​​zählen, um festzustellen, ob Sie produktiver waren.

Dies führt uns zum zweiten Ansatz.

2. Wann ist die Produktivität durch Verfolgung der Zeit zu messen?

Wie bei der vorherigen Methode müssen Sie die folgende Frage stellen, um zu wissen, ob Sie Ihre Zeit erfassen müssen oder nicht:

Ist die Aufgabe, die ich erledigen werde, vorhersehbar?

Wenn die Antwort "Nein" lautet, können Sie Ihre Produktivität besser einschätzen, indem Sie die Stunden nachverfolgen, die bis zum Abschluss Ihrer Aufgabe vergangen sind.

Dies ist auch eine Möglichkeit, wie Cal Newport, der Autor der Bestseller-Buch-Deep-Work, folgt:

Das Verfolgen von Stunden […] hat den Vorteil, dass viele der wichtigen, aber nicht dringenden Projekte, die ich verfolge, nicht forciert werden können. Ich kann mich zum Beispiel dazu verpflichten, einen Proof in einer Woche fertig zu stellen, aber das bedeutet nicht, dass ich Erfolg haben werde. Einige Beweise kommen nie zusammen; einige dauern Monate (oder Jahre); andere fallen schnell. Es ist schwer vorherzusagen.

Als Faustregel gilt: Wenn Ihre Aufgabe eine große Anzahl von Unbekannten und Unsicherheiten aufweist, können Sie Ihre Produktivität am besten messen, indem Sie die Arbeitsstunden daran messen. Für mich sind solche Aufgaben das Lösen eines Programmierproblems, das Auffinden einer Schwachstelle in einer Anwendung oder das Recherchieren für eine wissenschaftliche Arbeit usw.

So können Sie dieses Messsystem tatsächlich einsetzen:

Eine Fallstudie darüber, wie ich mithilfe der Zeiterfassung meine Produktivität gemessen und gesteigert habe

Um meine Produktivität in meiner Karriere zu steigern, verfolge ich meistens die Dauer meiner konzentrierten Zeit. Hier ist das Blatt, das ich für diesen Zweck verwende:

Verfolgung der Zeit bis zur Fertigstellung als Maß für die Produktivität

Die vertikale Achse ist die Stunde (jedes Quadrat repräsentiert 30 Minuten fokussierter Arbeit). Die horizontale Achse sind die Tage des Monats.

Mein tägliches Ziel ist es, den farbigen Balken immer höher zu machen (was ich auch motivierend finde). Dann ändere ich meine Arbeitsroutine, um zu sehen, durch welchen Hack die Balken wachsen.

Sie sehen die Zahlen 1 und 2 auf der horizontalen Achse? In diesen beiden Punkten habe ich eine Steigerung meiner Produktivität festgestellt und mir Notizen darüber gemacht, was ich in diesen Tagen anders gemacht habe.

Was ich in diesen Fällen anders versucht hatte, war, meine Tage damit zu beginnen, jede einzelne Minute des Tages zu planen. Obwohl ich skeptisch war, erwies es sich als sehr effektiv. (Ich habe zuvor über die erstaunliche Kraft des Aufschreibens Ihrer Absichten und Ihrer Vorbereitungen geschrieben.)

Das ist noch nicht alles, um Meilensteine ​​oder Zeiten zu verfolgen.

Beide sind nicht nur perfekte Messgeräte, sondern haben auch andere Vorteile.

Der Vorteil des Verfolgens von Meilensteinen besteht beispielsweise darin, dass Sie die Aufgabe schnell erledigen müssen, bis sie erledigt ist.

Immer wenn eine meiner Aufgaben (vorhersehbar) auf Stauung stößt oder dem Aufschub zum Opfer fällt, ist es fast sicher, dass ich sie erledige, wenn ich ihr eine Frist gebe.

Aber es lauert ein Übel dahinter, Fristen festzulegen.

Wenn Ihre Aufgabe in unbekanntem Gebiet liegt (wie das Finden eines Beweises für eine mathematische Formel) und Sie eine Frist dafür festlegen, werden Sie dies höchstwahrscheinlich hinauszögern (unser Gehirn hasst Mehrdeutigkeiten).

Hier hilft die Zeiterfassung.

Nochmals, mit den Worten von Cal Newport:

Durch die Stundenverfolgung wird zumindest sichergestellt, dass diese Projekte einen guten Teil meiner Zeit in Anspruch nehmen, auch wenn ich nicht vorhersagen kann, was wann zu Ende sein wird.

Ich glaube, fast jeder kann sagen, zu welcher Kategorie eine Aufgabe gehört und wie man ihre Ausführung misst und optimiert.

Das Glück ist für mich direkt proportional zu meiner Produktivität. Ich hoffe, dieser Artikel hilft Ihnen, auch Ihre zu messen und zu steigern.

Ursprünglich veröffentlicht bei livelikepros.com am 9. März 2019.

Diese Geschichte wurde in The Startup veröffentlicht, der größten Veröffentlichung für Unternehmertum von Medium, gefolgt von +432.678 Personen.

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